Chương 6 Chuẩn bị thuyết trình

Trần Kỳ

Nội dung
Tạo tiêu đề đầu và chân trang
Ghi chú và nhận xét cho các slide
Chuyển định dạng của bài thuyết trình
In bài thuyết trình
Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa
Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo
Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo
Kiểm tra bài thuyết trình
Hỏi đáp



6




T
rong chương này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các công tác chuẩn bị cho buổi trình diễn trước khán giả hoặc phát hành bài trình diễn dưới dạng tự hành hoặc tương tác với người xem. Chương này sẽ lần lượt trình bày các nội dung sau:
Tạo tiêu đề đầu và chân trang (header & footer) cho slide và các trang in phát khán giả (handout).
Tạo chú ghi chú (notes) các điểm quan trọng về nội dung sẽ trình bày trên các slide.
Chuyển bài thuyết trình sang các định dạng khác (PPT, PDF, Word, Video) để chia sẽ
In các tài liệu dùng riêng cho người báo cáo (Notes Pages).
In các tài liệu phát cho khán giả (Handout)
Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa (Package Presentation for CD)
Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo (Custom Slide Show)
Các thiết lập cho các kiểu báo cáo (Set Up Slide Show): Tùy biến bài thuyết trình sang dạng thuyết trình trực tiếp trước khán giả hoặc là dạng bài thuyết trình tự hành.
Kiểm tra và báo cáo thử bài thuyết trình.

Chúng ta sẽ sử dụng tiếp tập tin thực hành ở phần trước. Bạn hãy sao lưu bài thực hành đó thành một tập tin mới tên là ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx.



1. Tạo tiêu đề đầu và chân trang

Trong PowerPoint, việc thiết lập Header & Footer cho Slide và trang in kiểu Handout hoặc Notes có một số điểm khác nhau. PowerPoint thiết kế sẵn các placeholder trên slide và các trang handout hoặc notes để chứa các thông tin header & footer mà người dùng sẽ nhập vào. Chúng ta có thể thực hiện một số tùy chỉnh đối với các placeholder này trong chế độ Slide Master, Handout Master và Notes Master.

Header & Footer cho Slide có 3 placeholder như sau:
Footer:Dùng để chứa đoạn văn bản như tên tác giả, tên chương, ...
Date and Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật lần cuối bài thuyết trình.
Slide Number: Chứa số thứ tự của slide trong bài thuyết trình
Header & Footer cho Handout và Notes có 4 placeholder sau:
Header: Dùng để chứa đoạn văn bản như là tên tựa đề của bài báo cáo, tên chương, ...
Footer:Dùng để chứa đoạn văn bản như tên tác giả, tên chương, ...
Date and Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật lần cuối bài thuyết trình.
Page Number: Chứa số thứ tự của trang in trong bài thuyết trình
/
Các bước thực hành như sau:

Mở tập tin ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx
Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn lệnh Header & Footer, hộp thoại Header and Footer xuất hiện.
/
Chọn lệnh Header & Footer
Chọn ngăn Slide trong hộp thoại Header and Footer và làm theo như sau:
Date and time: thiết lập thời gian sẽ xuất hiện trên slide
Update automatically: thời gian sẽ là ngày hiện hành của máy tính đang sử dùng và sẽ tự động thay đổi thời gian trong những lần mở sau. Bạn có thể chọn thêm kiểu định dạng theo ngôn ngữ tại hộp Language và kiểu ngày tháng tại hộp Calendar type. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này và chọn định dạng là tháng/ngày/năm theo thiết lập trong Control Panel của máy đang sử dụng.
Fixed: nhập thời gian cố định vào ô trống bên dưới
Slide number: Bạn đánh dấu chọn vào ô này để cho hiện số thứ tự của slide.
Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
Don’t show on title slide: bạn hãy chọn tùy chọn này để không áp dụng Header & Footer trên các slide tựa đề (title slide).
/
Thiết lập Header & Footer cho Slide
Nếu nhấnnút Apply thì chỉ áp dụng các thuộc tính Header & Footer cho các slide đang chọn. Nếu nhấn nút Apply to All thì sẽ áp dụng các thuộc tính Header & Footer cho toàn bộ bài thuyết trình.
Chọn ngăn Notes and Handouts:
/
Thiết lập Header & Footer cho Notes and Handout
Date and time: Bạn chọn kiểu Update automatically và chọn định dạng ngày tháng như hình.
Header: Hãy nhập vào văn bản “Microsoft PowerPoint 2010”
Page number: Bạn đánh dấu chọn vào ô này để cho hiện số thứ tự trên các trang in Handout hoặc Notes Pages.
Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
Nhấn nút Apply to All để áp dụng các thuộc tính Header & Footer các trang