Word sẽ tự động tạo ra header/footer như nhau trên tất cả các trang văn bản khi bạn tạo header/footer ở một trang bất kỳ nào đó. Đa số những người gặp tình huống phải tạo header/footer khác nhau trong văn bản sẽ soạn thảo thành nhiều file khác nhau và mỗi file sẽ có một header/footer. Thực ra việc đó có thể thực hiện ngay trên một file với chức năng “Section break”.

            Giả sử bạn đang soạn thảo một văn bản có nội dung được chia làm hai chương, yêu cầu là header/footer của các chương là phải khác nhau. Bạn hãy tạo header/footer cho chương một, tất nhiên mặc định header/footer này sẽ xuất hiện trên toàn bộ văn bản. Tiếp theo đưa con trỏ đến vị trí để tách hai chương. Thực hiện như sau:

- Vào menu Insert > Break… 

- Cửa sổ Break hiện ra, bạn tích vào ô “Next page” như trong hình dưới. Nhấn “OK”

- Bạn thấy khối văn bản sau con trỏ đã được tách thành một phần (section) khác. Hãy vào soạn thảo header/footer cho phần này (vào menu View > Header and Footer hoặc nháy đúp chuột vào header/footer).

- Bạn để ý cửa sổ điều khiển, có một nút công cụ là “Link to Previous” đang sáng, hãy nhấp chuột vào để tắt nó đi, lúc này dòng chữ “Same as Previous” phía trên hộp header/footer cũng biến mất. Bây giờ bạn đã có thể gõ header/footer riêng cho trang mới, như ví dụ trong hình là “Chương Hai”.

        Nếu muốn tạo header/footer cho trang chẵn/trang lẻ thì vào Page Setup >> trong tab Layout chọn different odd and even.

        Chúc các bạn thành công!

Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer Tools, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.

Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header / Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.

Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer Tools, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại.

Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.

Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu.

Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.

Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ.

Thay đổi nội dung của Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer Tools, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc... cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh.

Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu.

Xóa Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer Tools, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.

Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu

- Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt vùng ở những bài viết sau).

- Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer.

- Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì nhấn vào nút này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trước đó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất.

- Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header / Footer của các vùng trước đó không bị thay đổi theo.

- Chúc các bạn thành công!

Để bắt đầu đánh số trang từ trang thứ 4 mà không đánh số trang các trang đầu, bạn có thể sử dụng chức năng Insert/Break  Các bước làm như sau:
        - Nhấp chuột trái vào vị trí bạn dự định sẽ ngắt đoạn ra (sau chữ cuối cùng trên trang 3 hoặc chữ đầu tiên trên trang 4 hoặc bạn muốn ngắt đoạn từ vị trí nào tùy ý)
        - Trên thanh Menu vào Insert --> Break  Xuất hiện hộp thoại Break.
        - Trên hộp thoại Break Đánh dấu chọn Next Page -->OK
        - Nhấp chuột trái vào trang 4 --> Trên thanh Menu vào View --> Header And Footer Xuất hiện thanh công cụ Header And Footer
        - Di chuyển con trỏ xuống Footer của trang mốn số trang hiển thị từ đó (trang số 4) hoặc Click vào Switch Between Footer And Header trên thanh công cụ Header And Footer
        - Trên thanh công cụ Footer And Header -->Click vào Link to Previous. Lúc này trên Footer bạn sẽ thấy không còn chữ Same as Previous nữa.

        - Trên thanh Menu vào Insert/Page Numbers … chọn vị trí muốn hiển thị số trang tại Alignment: tiếp theo chọn Format...
hộp thoại hiện ra tích chon vào Srart at và chọn số 1 ở hộp bên cạnh đó và OK
        - Vậy là xong.
Xem Video

Có lẽ các bạn không ngờ rằng ngay trong Microsoft Word lại có thể convert từ file word sang pdf cực kì đơn giản. Chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn chương trình chuyển đổi hấp dẫn này.
        Đầu tiên các bạn download chương trình doPdf (chương trình hoàn toàn miễn phí tại đây) về cài đặt.
        Sau khi cài đặt thành công, các bạn chỉ cần mở tài liệu word bằng Microsoft Word lên, sau đó chọn menu Print, tại ô Name bạn chọn Printer là doPdf.

Sau đó các bạn chỉ việc bấm nút ok và đợi chương trình chuyển đổi.

Chúc các bạn thành công!

Khi đang in một vài trong số hằng trăm trang giấy, bạn nhận thấy có sự cố và muốn dừng lệnh in ngay lập tức. Cách duy nhất lúc này bạn có thể nghĩ tới là bấm nút tắt máy in trong khi nó đang hoạt động. Điều này sẽ làm giảm tuổi thọ máy in rất nhiều.....

Khi đang in một vài trong số hằng trăm trang giấy, bạn nhận thấy có sự cố và muốn dừng lệnh in ngay lập tức. Cách duy nhất lúc này bạn có thể nghĩ tới là bấm nút tắt máy in trong khi nó đang hoạt động. Điều này sẽ làm giảm tuổi thọ máy in rất nhiều. Nếu bạn áp dụng thủ thuật nhỏ sau đây, bạn có thể ngừng ngay hoạt động của máy in một cách an toàn và hiệu quả.

+ Đầu tiên, bạn hãy vào menu Start > Run rồi gõ lệnh CMD, nhấn Enter.
+ Trong dấu nhắc tại cừa sổ CMD này, bạn hãy nhập vào dòng lệnh net stop spooler, nhấn Enter.Ngay sau đó, Windows nhận lệnh tạm huỷ các máy in cũng như các lệnh in có trong bộ nhớ của hệ thống.

+Lúc này, bạn hãy nhập vào dòng lệnh net start spooler rồi nhấn Enter để Windows khôi phục lại các máy in có trong hệ thống của bạn. Lệnh in đã bị huỷ bỏ an toàn.

+Cuối cùng, bạn nhập dòng lệnh Exit để thoát khỏi cừa sổ CMD.

Để bảo vệ quyền sở hữu hay đơn giản để trang trí, làm cho tài liệu của mình ấn tượng hơn, bạn có thể đóng dấu bản quyền lên trang văn bản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách làm việc đó trong phần mềm Word 2003 và 2007. Việc chia sẻ tài liệu qua Internet rất dễ dẫn đến tình trạng bị “nhận vơ” quyền sở hữu. Do vậy, đóng dấu bản quyền lên file văn bản sẽ giúp bạn bảo vệ quyền sở hữu của tài liệu do mình làm ra. Không những thế, khi in ấn, với những dấu bản quyền được in chìm, trang tài liệu của bạn sẽ trông ấn tượng và đẹp mắt hơn.

Hướng dẫn đóng dấu bản quyền:




Với Word 2007: Để làm việc này trên công cụ soạn thảo văn bản Word 2007, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

- Tại cửa sổ soạn thảo, chọn tab ‘Page Layout’ trên menu, rồi nhấn vào nút Watermark (nằm tại mục Page Background).

Word 2007 sẽ cung cấp cho bạn một vài tùy chọn dấu bản quyền mẫu sẵn có. Bạn có thể chọn một trong các mẫu hiện ra để hiển thị trên trang văn bản như một thông điệp nhắc nhở (chẳng hạn như ‘Do not Copy’ để cảnh báo cho người khác không copy lại nội dung của tài liệu).

Tuy nhiên, với những mẫu sẵn có này không cung cấp nhiều lựa chọn cho bạn. Để đóng dấu bản quyền theo ý mình, tại cửa sổ danh sách liệt kê (khi nhấn vào nút Watermark), bạn chọn Custom Watermark…

Hộp thoại Printed Watermark hiện ra. Tại đây có 2 lựa chọn: Sử dụng hình ảnh làm dấu bản quyền, hoặc sử dụng đoạn text để làm dấu bản quyền.







- Đánh dấu vào tùy chọn Text Watermark nếu muốn sử dụng một đoạn văn bản để làm dấu bản quyền (hoặc thông điệp nhắc nhỏ, thông tin cá nhân…)

+ Mục Text: điền nội dung của thông điệp, bản quyền.

+ Tại mục Font: Nếu nội dung đoạn Text là tiếng Việt có dấu, bạn phải chọn những font nào hỗ trợ tiếng Việt để nội dung hiển thị không bị lỗi. (Times New Roman là lựa chọn tốt nhất)

+ Mục Layout, với 2 tùy chọn, cho phép nội dung bản quyền nằm thằng hoặc nằm chéo trên trang văn bản.


- Trong trường hợp muốn sử dụng một hình ảnh (hoặc biểu tượng nào đó) để làm dấu bản quyền, bạn đánh dấu vào tùy chọn Pictures Watermark, rồi nhấn nút Select Picture để chọn hình ảnh làm dấu bản quyền.

Sau khi đã chọn xong hình ảnh, đánh dấu vào mục Washout nếu muốn hình ảnh hiển thị có độ mờ (để không làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản). Nếu không đánh dấu tùy chọn này, hình ảnh vẫn sẽ hiển thị với độ mờ chấp nhận được.

Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung bằng file.doc và có hạn chế số lượng từ. Làm thế nào để bạn đếm được số lượng từ, số lượng ký tự… công việc này rất đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đếm ký tự trong file văn bản như sau:

1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đếm.

2. Vào Tools Word count…

3. Xuất hiện hộp thoại Word Count:

Các thông số thông báo như sau:

- Pages: Số trang
- Words: Số từ
- Characters (no spaces): Số ký tự (không tính ký tự trắng)
- Characters (with space): Số ký tự (Tính cả ký tự trắng)
- Paragraphs: Số đoạn
- Lines: Số dòng.
- £ Include footnotes and endnotes: Không đếm chú thích
R Include footnotes and endnotes: Đếm cả chú thích
- Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Word Count

4. Close: Đóng hộp thoại thông báo.